E-mail คืออะไร ส่วนประกอบของ Email มีอะไรบ้าง และคำย่อที่พบได้บ่อย
E-mail ถือเป็นสิ่งพื้นฐานที่ใช้ในการสื่อสารทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ อีกทั้งยังเป็นการสื่อสารไร้พรมแดนที่ไม่เคยจางหายไปกับโลกเทคโนโลยีสมัยใหม่อีกด้วย เพราะไม่ว่าจะผ่านมากี่ยุคสมัย E-mail ก็ยังคงเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องใช้ในการติดต่อสื่อสารอยู่ดี
E-mail คืออะไร?
Electronic-Mail หรือที่หลายคนรู้จักกันในเชื่อ E-Mail คือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ในการรับ-ส่ง สื่อสารกันระหว่างบุคคล ซึ่งจะทำการรับ-ส่งผ่านเครือข่ายกลาง นั่นก็คือ อินเตอร์เน็ต (Internet) โดยการใช้งานเหมือนกับการส่งจดหมายผ่านไปรษณีย์ปกติ คือต้องทำการเขียนข้อความภายใน โดยมีชื่อของผู้ส่ง ชื่อของผู้รับ จากนั้นคลิกคำสั่งเพื่อส่งข้อความออกไปหาผู้รับ โดยทั้งชื่อผู้ส่ง และชื่อผู้รับจะต้องผ่านการลงทะเบียน ที่เรียกกันว่า E-mail Address หากกรณีเป็นข้อความที่ผู้รับไม่ได้อนุญาต ข้อความนั้นจะถูกเรียกว่า Spam
รูปแบบของอีเมล
เมื่อคลิกไปที่ตัวเลือกเพื่อเขียนอีเมลจะพบว่ามีส่วนประกอบ 2 ส่วนแยกกันไว้อย่างชัดเจน คือ
1. ส่วนหัว หรือ Header มีลักษณะเป็นช่องว่าง ให้กรอกรายละเอียดลงไป โดยข้อมูลที่ต้องกรอกคล้ายกับการจ่าหน้าซองจดหมาย จะประกอบไปด้วย
- ที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง ซึ่งในปัจจุบันอาจไม่ปรากฏให้เห็น
- ที่อยู่อีเมลผู้รับ
- หัวข้อเนื้อหาภายใน เพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าใจคร่าวๆ ถึงหัวข้อเรื่องของการสื่อสารครั้งนี้
2. ส่วนเนื้อความ หรือ Body เป็นส่วนของเนื้อหาที่สามารถพิมพ์ข้อความลงไปได้ เหมือนการพิมพ์ใน Word อีกทั้งยังสามารถแนบไฟล์เอกสาร รูปภาพ วีดีโอ หรือลิงค์ข้อมูลต่างๆ ไปกับอีเมลเพื่อส่งถึงผู้รับได้
รูปแบบการใช้งานอีเมล
- การใช้งานแบบปิด หรือ Offline ซึ่งเป็นการใช้งานโดยที่ไม่ต้องทำผ่านเครือข่ายกลาง (อินเตอร์เน็ต) ซึ่งสามารถทำได้โดยการดาวน์โหลดดึงข้อมูลในอีเมลมาเก็บไว้ในโปรแกรม หรือภายในคอมพิวเตอร์ก่อน เมื่อมีข้อความเข้ามาในอีเมล ทำให้สามารถเปิดดูข้อมูลอีเมลบนเครื่องได้ตลอดเวลา ถึงแม้จะไม่มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลางก็ตาม แต่อย่างไรก็ตามการใช้งานแบบปิดก็ยังมีข้อเสียอยู่ นั่นก็คือเมื่อไม่มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลาง หากมีข้อความหรืออีเมลใหม่เข้ามาก็จะไม่มีทางทราบข้อมูลได้
- การใช้งานแบบเปิด หรือ Online เป็นการใช้งานแบบปกติที่ใช้กัน นั่นคือทั้งผู้รับและผู้ส่ง มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลางไว้อยู่ ทำให้สามารถรับหรือส่งอีเมลได้เลยทันที ส่วนข้อเสียของการใช้งานแบบนี้ ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลาง หากการเชื่อมต่อเกิดปัญหา ก็จะทำให้การรับและส่งอีเมลมีปัญหาตามไปด้วย
- การใช้งานแบบ ยกเลิกการเชื่อมต่อ หรือ Disconnected เป็นการผสมกันระหว่างการใช้งานแบบปิดและแบบเปิด โดยจะอาศัยการเก็บข้อมูลหรืออีเมลเข้ามาในโปรแกรมก่อน ให้ผู้รับสามารถใช้งานแบบปิดเพื่อลดภาระของการเชื่อมต่อ และการทำงานของคอมพิวเตอร์ จากนั้นเมื่อผู้รับต้องการที่จะแก้ไขข้อความ หรือส่งอีเมลเพื่อตอบกลับผู้ส่ง ก็จะมีการสลับการใช้งานเป็นแบบเปิดให้มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลาง เพื่อสามารถส่งอีเมลตอบกลับหาผู้ส่งได้
รูปแบบชื่อ Email Address
ในการสมัคร Email Address จะมีการกรอกข้อมูลส่วนตัว ทั้งชื่อ-สกุล วันเดือนปีเกิด และที่อยู่ เพื่อเป็นกายืนยันตัวตนของผู้ใช้งาน ในส่วนของชื่อจะเป็นตามรูปแบบเดียวกัน คือ yourname@domain.com
- ส่วนแรก yourname คือ ข้อความหรือชื่อที่สามารถตั้งขึ้นได้ จะสอดคล้องกับชื่อตนเองหรือไม่ก็ได้ แต่ชื่อที่ตั้งขึ้นต้องไม่ซ้ำกับชื่อที่มีอยู่ก่อนแล้ว
- เครื่องหมาย @ สำหรับกั้นระหว่าง ชื่อ กับ ชื่อเว็บไซต์
- domain.com คือ ชื่อเว็บไซต์ที่ใช้ในการสมัครเพื่อให้ได้ Email Address มา ยกตัวอย่างเช่น gmail.com, outlook.com, yahoo.com และ hotmail.com เป็นต้น
หากต้องการมีอีเมลแบบพรีเมี่ยม คือใช้ @domain.com เป็นชื่อเว็บไซต์ของคุณเอง บนระบบการทำงานของ Gmail สามารถติดต่อใช้บริการ ระบบ Email สำหรับบริษัท by G-Suite กับทาง 1Belief ได้เลยครับ
คำย่อที่พบได้บ่อยๆ ใน EMAIL
ส่วนมากคำย่อที่ปรากฏภายในอีเมล จะเป็นคำปกติที่ใช้สื่อสารกันในชีวิตประจำวัน คำย่อเหล่านี้ส่วนมากเป็นภาษาอังกฤษ บางคำต้องมีการเรียนรู้เพื่อให้สามารถนำไปใช้อย่างถูกต้อง
- TBA ย่อมาจาก To be announced หมายถึง จะประกาศให้ทราบภายหลัง
- TBD ย่อมาจาก To be determined หมายถึง จะกำหนดทีหลัง
- TBC ย่อมาจาก To be confirmed หมายถึง จะยืนยันกลับมาภายหลัง
- BTW ย่อมาจากBy the way หมายถึง อย่างไรก็ตาม หรือ อีกอย่างหนึ่ง
- FYI ย่อมาจาก For you information หมายถึง เรียนให้ทราบ แจ้งให้ทราบ หรือเป็นข้อมูล
- CC ย่อมาจากCarbon copy หมายถึง ส่งสำเนาถึง เป็นการส่งโดยให้รับทราบไม่จำเป็นต้องตอบกลับ
- FW ย่อมาจาก Forwarded message หมายถึง การส่งอีเมลที่ได้รับมาแล้วให้คนที่เกี่ยวข้องต่อ
- RE ย่อมาจาก Reply หมายถึง การตอบกลับอีเมล
ประโยชน์ของ E-Mail
ประโยชน์ของการใช้ E-mail คือมีความรวดเร็วและสามารถส่งข้อความไปหาบุคคลใดก็ได้ทั่วโลก สามารรับและส่งได้ทั้ง ข้อความ ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์วีดีโอ หรือลิงค์ข้อมูลต่างๆ ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย ลดการใช้กระดาษและวัสดุสิ้นเปลืองได้เป็นอย่างดี ทั้งยังสามารถสมัครใช้ Email Address ในการทำธุรกรรมต่างๆ บนเครือข่ายกลางได้ เช่น Internet Banking, Social Network เป็นต้น เพื่อเป็นการยืนยันตัวตนของบุคคลได้อีกด้วย ที่สำคัญผู้ส่งสามารถส่งเอกสารได้ไม่จำกัด ประหยัดเวลาในการส่งเพราะส่งต่ออีเมลกันได้ และสามารถส่งถึงผู้รับได้หลายคนพร้อมกัน
E-Mail นั้นเป็นเทคโนโลยีที่มีการนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะมีทั้งความสะดวก ประหยัดทรัพยากรและยังสามารถใช้ยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานได้อีกด้วย จึงถูกนำไปเป็นส่วนหนึ่งในการทำธุรกรรมต่างๆ บนโลกเครือข่ายอินเตอร์เน็ต และเป็นเทคโนโลยีที่ยังคงอยู่ตลอดกาลอีกด้วย
