รู้จักอีเมล และการป้องกัน Spam Mail ทำอย่างไรจึงจะไม่ต้องรับอีเมลขยะบ่อยๆ
สิ่งที่เป็นปัญหาของอีเมลที่มีบ่อยๆ หนึ่งในนั้นก็คือ การได้รับอีเมลซ้ำๆ บ่อย (Spam mail) ทั้งนี้การ Spam mail ผู้ส่งมักต้องการสื่อสารให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายหรือกลุ่มผู้บริโภคมากที่สุด เพื่อจุดมุ่งหมายในการดำเนินธุรกิจ โดย Spam mail จะมีลักษณะดังนี้
- การส่งเมลแล้วไม่เข้า Inbox ผู้รับอีเมลจะไม่ได้เมลในกล่อง inbox ปกติเหมือนอีเมลอื่นๆ แต่กลับได้รับอยู่ในอีเมลถังขยะ (Junk E mail) แทน ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาเวลาจะเปิดดูอีเมลก็ต้องไปเปิดทั้งสองที่ หากเป็นแบบนี้ทุกครั้ง อีเมลที่มีความสำคัญมากๆ อาจส่งไปถึงผู้รับได้ช้าหรืออาจไม่ได้รับเลย หากผู้รับไม่ได้ดูใน Junk E mail อาจส่งผลให้การติดต่อสื่อสารช้าไม่ทันสมัยและเกิดผลเสียหายได้
- การมี Spam mail หรืออีเมลที่ส่งมาก่อกวน โดยมีจุดประสงค์ในการส่งมา เพื่อการโฆษณาชวนเชื่อต่างๆ การหลอกลวง การประชาสัมพันธ์ หรือเป็นอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ที่จะได้รับต่างๆ จากเมลของผู้ที่ไม่สามารถระบุว่าเป็นใครได้ บางอีเมลเมื่อเปิดแล้วอาจทำให้อุปกรณ์ที่ใช้เปิดเสียหายได้หากมีการฝัง Script แล้วแนบไฟล์มากับอีเมลนั้นๆ
- มีการส่งมาเพื่อหลอกถามข้อมูลที่เป็นความลับ หรือข้อมูลที่ไม่ควรเปิดเผยในที่สาธารณะ หากมีการตอบกลับหรือให้ข้อมูล ก็อาจส่งผลเสียหายต่อเจ้าของอีเมลได้
- เป็นอีเมลที่ส่งมาในรูปของรูปภาพ ไม่ใช่การส่งแบบเนื้อหาข้อความเหมือนอีเมลทั่วไป เพราะมีจุดประสงค์เพื่อให้ยากต่อการดักตรวจจับ Spam
วิธีแก้ปัญหาการส่งอีเมล ไม่ให้กลายเป็น Spam mail
ในกรณีที่ไม่อยากให้อีเมลถูกรายงาน หรือแบนจากบุคคลอื่นจนกลายเป็น Spam mail ควรปฏิบัติดังนี้
- ไม่ควรส่งอีเมลคราวละมากๆ ในครั้งเดียว และจะต้องระบุประเภทหรือรายละเอียดให้เจาะจงชัดเจน โดยเฉพาะอีเมลเพื่อการประชาสัมพันธ์ เพื่อการโฆษณา
- กรณีที่ต้องส่งเพื่อการประชาสัมพันธ์ครั้งละมากๆ ควรตรวจสอบระบบให้แน่นอนว่าสามารถรองรับได้ในปริมาณเท่าใด อีกทั้งจะต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถตอบกลับอีเมลเหล่านั้นได้ พร้อมทั้งระบุถึงรายละเอียด และสาเหตุที่ผู้รับได้รับอีเมลเหล่านี้ และควรส่งหาเฉพาะผู้ที่ติดต่อหรือเป็นลูกค้าจริงๆ เพียงเท่านี้ก็จะสามารถป้องกันเป็น Spam mail หรือถูกแบนได้
วิธีป้องกันการได้รับเมลที่เป็น Spam mail บ่อยๆ
วิธีป้องกันที่ดีที่สุดคือ การแก้ที่ต้นเหตุของการ Spam mail โดยอีเมลที่ได้รับการรายงานว่าเป็น Spam หากดูที่ต้นเหตุก็มักจะมาจากการที่ผู้สร้าง Spam เคยได้รับอีเมลหรือรู้จักที่อยู่ของอีเมลของผู้ใช้งานมาก่อน ดังนั้นควรป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องได้รับหรือรู้จักที่อยู่ของอีเมล หากไม่สามารถแก้ที่ต้นเหตุได้ก็ควรใช้ Microsoft Outlook, ระบบ G-Suit, Microsoft Exchange และ Anti-spam ช่วยกลั่นกรองอีเมลก่อนก็ได้
วิธีป้องกันบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องให้รู้จักอีเมล
- สร้างเมลใหม่เฉพาะตน คือการสมัครอีเมลใดๆ ไม่ว่าจะเป็น การซื้อของ การล็อกอินเข้าระบบของ Web การสมัครสมาชิกหรือการลงทะเบียนต่างๆ ในอินเตอร์เน็ต สิ่งที่ไม่ควรกระทำเลย คือการนำอีเมลของที่ทำงาน ขององค์กรต่างๆ มาใช้สมัคร ควรใช้อีเมลเฉพาะบุคคลด้วยการสมัครกับเครือข่ายใหม่ เช่น G mail, Hotmail โดยควรใส่จุดทศนิยมไว้หลังอีเมลนั้นๆ จะดีที่สุดเป็นการป้องกันไม่ให้ถูก Spam ได้ง่าย
- ไม่ตอบเมล Spam หากได้รับอีเมลสแปม ไม่ควรตอบกลับ เพราะเท่ากับเป็นการบอกว่าผู้ใช้งานยังคงใช้อีเมลนี้ เป็นการเปิดช่องทางให้ผู้ที่ต้องการส่ง Spam mail ส่งมาหาอีกได้ ซึ่งทำให้ยังคงได้รับอีเมลพวกนี้อีกในครั้งต่อไป
- ลบเมลทิ้ง ด้วยการเข้าไปลบในช่องทางที่ได้เคยให้เมลนี้ไว้ เช่น อาจเป็น Web หรือ ช่องข่าวต่างๆ ที่เคยให้ไว้ วิธีนี้ทำได้ยาก แต่ถ้าเข้าได้หรือค้นเจอและมีช่องทางที่จะลบได้ก็ควรทำ
- Block หรือ Unsubscribe ถ้าไม่อยากรับ Spam mail ที่ส่งมาหาบ่อยๆ เหล่านี้ก็ควร Block และสำหรับ Unsubscribe ก็จะเป็นการยกเลิกเมลที่ส่งมาเป็นการบอกให้เจ้าของเมลให้รับทราบด้วยว่า ต้องการขอยกเลิก
- ไม่ส่งต่อเมล โดยเฉพาะเมลประเภท การขอรับการบริจาคสิ่งของ บริจาคเงิน บริจาคเลือด ในองค์กรต่างๆ รวมทั้งข้อความ รูปภาพ วีดีโอ ข่าวสารต่างๆ ส่งต่อไปยังที่เพื่อน ผู้ที่รู้จัก เพราะอาจเป็นผู้ใช้งานเองที่เป็นผู้สร้าง Spam mail ต่อไปยังผู้อื่นโดยที่ไม่รู้ตัว หากมีความจำเป็นต้องส่งต่อ ก็ควรลบรายชื่อผู้ที่ได้รับเมลก่อนหน้านี้เสีย เพื่อป้องกันที่อยู่เมลผู้ที่ได้รับก่อนหน้านี้ไม่ให้ถูก Spam mail ไว้ แต่ก็ยังคงเสี่ยงที่จะเป็นการเปิดเผยที่อยู่ของอีเมลของตนเองแก่ผู้อื่นอย่างแก้ไขไม่ได้เช่นกัน
อีเมลให้ประโยชน์มากมายอย่างประเมินมูลค่าไม่ได้ ช่วยให้องค์กร ธุรกิจต่างๆ บนโลกนี้ติดต่อสื่อสาร และช่วยให้ธุรกิจรวมทั้งข่าวสารต่างๆ ให้ดำเนิน ขับเคลื่อนไปได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว ในราคาที่ถูก ผลเสียของการใช้เมลหรือการได้รับ Spam mail จนเกิดความเสียหายแทบจะไม่มีเลย หากรู้เท่าทันและมีการระมัดระวัง หรือมีการป้องกันที่ดี ดังนั้นหากท่านต้องการบริการ Admin เพื่อมาดูแล Email ของบริษัท และการป้องกัน Spam Mail อย่างได้ผล สามารถติดต่อสอบถาม ใช้บริการ “วางระบบ Email บริษัท” ของ 1Belief ได้ทันที เราจะดูแลระบบ Email และตั้งค่าต่างๆ เพื่อให้สามารถใช้งานภายในบริษัทท่านได้อย่างไร้ปัญหา
